Trucos muy útiles de Microsoft Office que tal vez no conozcas

Desde el surgimiento del primer ordenador han aparecido infinidad de productos de software, siendo algunos de ellos verdaderamente útiles a la par que exitosos. Un buen ejemplo reside en Microsoft Office, la suite ofimática que vio la luz en el 1989 –primeramente para ordenadores de Apple– y, un año después, pasaron a disfrutar de ella los usuarios de Windows.

Después de tantos años de utilización se han acabado averiguando varios trucos. Ciertas acciones son conocidas por el usuario medio, pero otras han pasado desapercibidas a pesar de lo útiles que pueden llegar a ser. Si quieres sacarle el máximo partido a Word, Excel, Access y el resto de programas que componen el popular pack no te pierdas lo que leerás a continuación.

Truco para pagar menos por la licencia de Office

Aunque a día de hoy muchos programas presumen de tener licencias freeware que no exigen pago alguno no es el caso de la suite estrella de Microsoft. Pero ello no tiene por qué acarrear el hecho de lidiar con un desembolso astronómico. ¿Sabías que, por ejemplo, el Office 2019 se puede conseguir actualmente por unos 47 euros?

En efecto, bastando con poner en práctica el primer truco que consiste en adquirir la licencia en cuestión pero optando por una que ya ha sido previamente utilizada –lo cual no repercute de ninguna manera en el funcionamiento de los programas–.  En el comercio electrónico conocido bajo el nombre de La Tienda de las Licencias son especialistas en este tipo de claves.

El principal atractivo de las mismas reside, por supuesto, en sus reducidos precios. De hecho, si no crees necesario disponer de la versión más reciente de la suite ofimática que fue lanzada hace menos de dos meses y consideras adecuado optar por una distribución anterior, tienes a tu entera disposición una clave de Office 2016 por tan solo 29,90 euros.

Cada vez más personas ponen en práctica el truco de adquirir licencias de office utilizadas anteriormente por otro usuario aprovechando así el bajo coste que ello supone. Al precio tan atractivo se suman una serie de características adicionales que también han de ser tenidas en cuenta, destacando sobre todo la perpetuidad de cada licencia adquirida. Así es, no caducan por muchos años que pases utilizando la suite.

Evita que los documentos, las hojas de cálculo y otros elementos sean accesibles por los demás

¿Utilizas Word para escribir un diario personal? ¿Haces uso de Excel con tal de anotar datos numéricos de tu empresa? En cualquiera de los dos casos y en tantas otras situaciones similares probablemente querrás evitar que dichos ficheros acaben siendo visualizados voluntaria o involuntariamente por otras personas que tienen acceso a tu ordenador –familiares, amigos, etcétera–.

Afortunadamente en la mayoría de aplicaciones integradas en Office existe la posibilidad de cifrar los documentos que son creados por ti. Realizarlo no es en absoluto complicado, bastando en primer lugar con pulsar en Guardar como. Seguidamente has de clicar en Herramientas, ubicadas en la parte inferior de la interfaz, para posteriormente hacer lo mismo con Opciones generales.

Instantáneamente se abre una ventana que te permite definir un total de dos contraseñas. La primera de ellas es empleada para evitar que el fichero en cuestión sea abierto, mientras que la segunda clave no impide consultar el documento en caso de no conocer el término de seguridad, pero sí imposibilita la modificación del mismo.

En cualquiera de los dos casos es fundamental que, para que el truco resulte eficaz, optes por una contraseña que no sea fácil de adivinar. Así pues, no introduzcas términos que puedan ser deducidos por quienes te conocen: nombres, fechas, comida favorita, etcétera.

Decirle adiós al fondo de las imágenes añadidas a PowerPoint es pan comido

El último truco que comentaremos en Diari de Tarragona es conocido por la mayoría de personas que acostumbran a utilizar habitualmente PowerPoint. Sin embargo, el programa frecuentemente es usado por individuos que no están familiarizados con dicho software y se ven obligados a elaborar una presentación para diversos ámbitos –tales como el laboral o el estudiantil–.

Para ambas situaciones las imágenes son fundamentales con el principal objetivo de dotar a la presentación de elementos visuales que hagan el conjunto más ameno a la par que entendible. Aunque el resultado deja que desear en caso de añadir las clásicas imágenes con un fondo cuyo color nada tiene que ver con el del que tienes establecido en la diapositiva en cuestión.

PowerPoint no obliga a hacer uso de un editor de imágenes para eliminar el fondo de las que son insertadas, sino que implementa una función con la que el propio programa se encarga de hacerlo. La misma se encuentra concretamente en el menú Formato, debiendo acceder después a Ajustes. El cambio es inmediato y supone una gran mejoría del aspecto visual de la presentación.