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7 puntos clave para una gestión eficiente del correo electrónico

Montones de correos en la bandeja de entrada, interrupciones constantes del trabajo para atender el último aviso, respuestas que no llegan... tantos años de emails, y muchos seguimos igual o peor

Jordi Santigosa

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Teclado con símbolos

Teclado con símbolos

No es fácil gestionar una bandeja de correo electrónico. Actualmente no es raro observar casos de bandejas de entrada con centenares de correos cada semana (incluso miles), y realmente se antoja complicado poder leerlos todos y además compaginarlo con la actividad laboral.

Lo primero que se nos viene a todos a la cabeza es acudir a ‘Mr. Google’ para que nos ayude. Bien, es una buena idea, pero pronto observamos la infinidad de distintos consejos, algunos de ellos contradictorios. Para tratar de poner orden en ello hemos hablado con Gina Aran, profesora colaboradora de la UOC en el Máster de Dirección y Gestión de RRHH, además de colaboradora docente en habilidades directivas de los estudios de Economía y Empresa, para que nos aconseje sobre el uso del correo electrónico a nivel laboral. 

Lo primero que debemos tener en cuenta es el hecho de no dejar que nos sobrepase la gran cantidad de mensajes que podemos llegar a recibir, pero no es tarea fácil. Siguiendo una serie de consejos podemos llegar a conseguirlo, y también podemos conseguir hacerlo de forma eficiente. 

Pasamos entonces a los consejos que nos deja Gina Aran para realizar esta gestión eficiente de nuestro correo.

1. Franjas horarias estipuladas para revisar el correo

Dirigido a cualquier persona que le dé un uso laboral al correo electrónico. Va ligado a no interrumpir la gestión eficiente del trabajo, intentando no desconcentrarnos, aunque con las notificaciones instantáneas podemos diferienciar entre los correos importantes y los que no lo son. Lo ideal es leerlo a primera hora (cuando se llega a al trabajo), un par de veces durante la mañana, primera hora de la tarde (después de comer) y una vez o dos durante la tarde.

2. Elige el momento adecuado

No se puede leer el correo justo antes de irse, porque puede implicar que no descanses, ya que a las personas se nos despierta una reacción incontrolable ante alguna tarea ‘urgente’. Además, es posible que esa tarea no requiera una acción tan inmediata como se cree en primera instancia. 

3. No deben abrirse todos los correos a la vez

Debemos aprender a priorizar. Para hacerlo podemos utilizar el asunto o el remitente. También debemos tener en cuenta que si algún correo nos lo marcan como urgente, posiblemente no sea verdad. Será urgente relativamente, porque si realmente es imprescindible no nos enviarán un correo, sino que se pondrán en contacto con nosotros por teléfono.

4. Clasificar en carpetas

Es una de las principales herramientas para clasificar los correos y tenerlos ubicados. No sólo los podemos clasificar por carpetas, también podemos marcarlos para leerlos después y poder encontrarlos más fácilmente. En cuanto a las carpetas, lo mejor es no excedernos, no es necesario tener una carpeta para cada correo, porque nos podríamos volver locos. Con 4 ó 5 carpetas ya está bien. Debemos ser capaces de clasificar estas carpetas según su importancia, para revisarlas más o menos. 

5. Carpeta especial

Estaría bien tener una carpeta destinada a ‘newsletters’, promociones u otros agentes (informativos, no spam), para revisarlo, por ejemplo, una vez por semana; ya que es útil pero no urgente, y de esta forma evitamos llenar el buzón principal. Algunas empresas directamente bloquean la publicidad.

6. Claro y conciso

Este consejo no implica, directamente, una gestión eficiente de nuestro buzón, pero si todos lo llevamos a cabo nos será mucho más sencilla esta gestión. Los correos deben ser breves y claros. Además, el asunto te ha de dar una idea clara de qué trata el correo.

7. Revisar spam (o no)

Actualmente muchas empresas ya están perfeccionando su técnica para eliminar el spam. Algunas veces los remitentes realizan envíos masivos y el propio sistema los clasifica como no deseado. Realmente no es práctico ni eficiente revisar cientos de correos para encontrar alguno que nos interese, ya que implica mucho tiempo, y si realmente fuera importante nos habrían vuelto a contactar. Si es el correo personal, que por cualquier motivo se está utilizando como uno laboral, eso podría cambiar. Pero de todas formas, es una decisión muy subjetiva.

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