Cinco pautas para gestionar mejor el tiempo

Crear un modelo propio para organizar y planificar las tareas semanales, incluyendo espacios de tiempo personales e imprevistos, es básico para la productividad

Rafael Servent

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Foto: Getty Images

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El teletrabajo de emergencia ha puesto a prueba nuestra capacidad de organización. Trabajar por objetivos ha dejado atrás al presentismo. La ‘reunionitis’ se ha moderado, aunque muchas malas prácticas han seguido a través de Zoom y otras plataformas en remoto. En otros casos, los ‘ladrones del tiempo’ han mutado: los niños pequeños han irrumpido en medio de la jornada laboral de no pocas familias, exigiendo una mayor gestión del tiempo que, sin embargo, en ocasiones ha terminado de forma irremisible en un alargamiento de la jornada laboral.

Xavier Mas, mentor de emprendedores y asesor de empresas en organización, profesionalización y expansión de negocios, habló recientemente sobre ‘Com gestionar el temps de forma fàcil’ en una nueva edición de las píldoras formativas URVEmprènTALKS de la Càtedra d’Emprenedoria de la URV

La gestión del tiempo ha sido y sigue siendo un elemento clave, y de ello habló recientemente Xavier Mas, mentor de emprendedores y asesor de empresas, en una nueva edición de las píldoras formativas URVEmprènTALKS que lleva a cabo la Càtedra d’Emprenedoria de la URV. El título de esta sesión: Com gestionar el temps de forma fàcil. Estas son cinco de las ideas más destacadas.

1.Crear un modelo propio
«Hay que crear un modelo para gestionar el tiempo», explica Xavier Mas. «Debe ser un modelo que sea vuestro, propio, que funcione y que lo utilicéis. Porque el modelo puede ser perfecto pero, si no se utiliza, no sirve para nada».

«El primer paso -prosigue Mas- es que las personas, cuando nos ponemos tareas o responsabilidades, cometemos el error de poner unas tareas que no dependen de nosotros, sino de que otros hayan hecho su parte. Si yo no tengo las bases de información para hacer esa tarea, no la puedo hacer». El hecho de «que tenga todos los elementos para hacer esa tarea o no» será determinante. Fijar unos objetivos, llevar a cabo una organización, una planificación y un seguimiento de la agenda servirán para consolidar ese modelo propio.

2.Tener una agenda semanal
Hay que tener una agenda, sea física o electrónica, con un calendario semanal en el que poner todo aquello que tenemos previsto hacer. Eso incluye las tareas, que en algunos casos serán periódicas (es decir, repetitivas) y en otros puntuales, pero también el tiempo personal: «Necesitamos descansar -explica Xavier Mas-, porque el cuerpo tiene un límite y, si no, acabas siendo improductivo».

Junto a las tareas y el tiempo personal deben reservarse también espacios libres destinados a imprevistos. «Hay que gestionar los imprevistos -prosigue Mas-, y planificarlos es la única forma de poder llegar a esos objetivos semanales». Sobre esto último, Xavier Mas es claro: «Fijar objetivos diarios es una locura».

3.Asignar tiempos
«Mis tareas no pueden ser una lista estática -alerta este profesional-, cada tarea tiene que tener un tiempo». En este punto, añade: «Prohibido planificar tareas superiores a una hora, porque nunca tenemos una hora libre. Si la tarea dura tres horas, la troceo».

«Luego -prosigue- hay que asignar una fecha de caducidad a cada tarea, con un responsable y un modelo donde anotar, teniendo claro que los software de gestión de personas no sustituyen a las personas».

4.Importante vs urgente
Una buena manera de priorizar es dibujar un sencillo eje de coordenadas XY, donde en la X irá lo urgente y en la Y lo importante. A partir de la situación de cada tarea, priorizaremos. Por ejemplo, «algo no importante pero urgente, lo delegaré», explica Xavier Mas, que alerta: «Delegar no es traspasar la tarea, es gestionarla».

«Si, por el contrario, se trata de algo no urgente pero muy importante, la pongo en mi agenda y lo bloqueo ahí», prosigue. «Si es muy urgente y muy importante, lo que hay que hacer con esa tarea es hacerla, y mover la agenda para hacerle espacio si es necesario».

5.Planificar los imprevistos
No podemos saber qué imprevisto tendremos, pero sí planificar la posibilidad de que tengamos alguno a lo largo de la semana. Y, en algunos sectores u ocupaciones, el peso de los imprevistos será mayor que en otros. «Los imprevistos -explica Xavier Mas- los planifico con espacios libres para imprevistos en mi agenda: eso es lo que me permitirá llegar al sprint semanal».

«Al no planificar los imprevistos -prosigue- estamos todo el día apagando fuegos. Una buena medida es que las horas tengan 50 minutos, y así dejar 10 minutos extras para consultar el WhatsApp que te ha entrado, o atender esa llamada. Pero habré estado 50 minutos sin interrupciones. Si todo el día estoy con interrupciones, el tiempo te lo gestionan otros. Por eso es tan importante gestionar los ‘no’, porque todas las distracciones nos llevan a la no productividad. No hay nada urgente que no pueda esperar 50 minutos para que luego yo haga tres llamadas en 10 minutos. Si cada vez descuelgo el teléfono, no avanzo».

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