Destruye tus documentos cuando sea necesario

En la actualidad, la información que pueden tener las empresas o instituciones plasmadas en papel es innumerable. Además de eso, existe la necesidad de suplir normas europeas ideadas para proteger los datos mediante la destrucción de documentación, todo esto se ha convertido en algo necesario en la mayoría de las organizaciones empresariales.

Por otra parte, ninguna empresa suele contar con grandes almacenes destinados a guardar documentación, en estos casos, es mejor clasificarlos por importancia, para que con el tiempo, dichos recursos innecesarios sean destruidos de forma certificada y eficiente.

En qué consisten estas organizaciones

Casi todas las organizaciones cuentan con miles de documentos que necesariamente cumplen su vida útil y deben ser desechados, en este caso, lo mejor será contratar a empresas de destrucción de documentos que realicen el trabajo de forma rápida y segura. La mayoría de estos papeles suelen ser nóminas, documentos bancarios, información personal de la empresa, entre otros. Dichos papeles no pueden tirarse en contenedores ni mucho menos en papeleras, ya que los mismos tienen un grado muy alto de confidencialidad. 

Cuando no se respetan estas leyes, puedes verte afectado por sanciones graves que van desde los diez a los veinte millones de euros, o lo que es lo mismo tendrás que pagar desde el dos hasta el cuatro por ciento de toda la facturación que realice la empresa. Con la nueva reforma de esta ley de protección, las empresas que brindan el servicio de destrucción  de documentos están en su mejor momento, ya que ofrecen el resguardo de los datos. 

Motivos para destruir documentación

Las personas, empresas u organizaciones tienen los mismos motivos, por lo cual, necesitan hacer uso de la destrucción de documentos, por esta razón, seguidamente detallamos las causas más comunes:

●    Cumplir leyes:

Como ya se ha mencionado antes, con la nueva entrada en vigor de la ley de protección de datos, la mayoría de las organizaciones que trabajan con datos confidenciales tienen que comprobar que la información haya sido obtenida de forma legal. En el supuesto de que esto no sea así, se tendrá que proceder a la destrucción de dichos documentos que cuenten con datos confidenciales que no se tenga certeza de donde provienen, o de aquellos que ya estén demasiado obsoletos. Una vez cumplida la prestación del servicio entre la empresa y el cliente, se tienen que destruir todos los documentos de carácter personal o pueden ser devueltos a los responsables de la gestión.

●    Seguridad:

Entre los documentos acumulados diariamente, pueden encontrarse algunos contenidos de información confidencial, sensible o legal.

●    Motivos económicos:

Acumular demasiado papel en las empresas u organizaciones, representa un fuerte gasto en espacio, así como también, suele impactar de forma tanto directa como indirecta, en el uso de las cuentas de la organización.

●    Cuidado del medioambiente:

La transformación digital que vivimos hoy en día, hace que diariamente muchas organizaciones o empresas se unan a este nuevo concepto, conocido como oficinas libres de papel, ya que se busca digitalizar todo lo que anteriormente podía ser plasmado en papel, como contratos, documentos, facturas, etc. Deshaciéndonos con esto de los molestos formatos, y con ello estamos a la vez contribuyendo al cuidado del medioambiente. Además, las empresas que se dedican a la destrucción del papel, deben estar debidamente certificadas, y una vez que el papel ha sido triturado se recicla para darle un nuevo uso.

Cómo destruir dichos documentos

Como ya se ha dicho, existe una norma que estipula cuales son los métodos que se usan para la destrucción de papel, los cuales, mencionamos a continuación:

●    Incinerar:

Es el método más radical conocido hasta la fecha, el mismo, garantiza la mayor seguridad en la ilegibilidad de la documentación. Sin embargo, es el método menos recomendable, debido a que se requieren instalaciones previamente preparadas para que se pueda garantizar que el fuego no se descontrole y ocasione serios problemas. 

●    Triturar:

Es una de las opciones más sencillas que existen, pero al mismo tiempo es la más tediosa. Para su implementación solo necesitarás una máquina que destruya el papel, y lo mejor de todo es que lo puedes hacer en cualquier sitio que consideres adecuado. No obstante, es importante hacerlo de forma frecuente, ya que de lo contrario se pueden acumular documentos, convirtiéndose en un proceso fastidioso, o al ser demasiada cantidad, se puede romper la máquina empleada para ello. 

●    Empresas externas:

Sin lugar a dudas es la mejor opción que puedes elegir, ya que pondrás ese trabajo en manos de personas responsables, y no tendrás que preocuparte de que se te acumulen los documentos en la organización. Sin lugar a dudas, la razón por la que muchas personas prefieren contratar este servicio, es porque consideran que se ahorran un significativo recurso y tiempo, además de que brinda la seguridad, de que el proceso será realizado correctamente, así que olvídate de todo y pon la documentación innecesaria de la empresa en manos de personas responsables.