La importancia de la gestión de la comunicación en las empresas. La actualización de la telefonía

La gestión de la comunicación dentro de las empresas debe ser consideradas como factores de máxima importancia. Gracias al manejo de datos en internet o a la fluidez con la que se realizan las llamadas telefónicas, podremos agilizar temas tan vitales como la atención al público y al cliente, las buenas relaciones con los proveedores y por supuesto optimizar el trabajo entre los empleados de la organización.

Uno de los elementos que se verán más favorecidos será la imagen de la marca, esa que proyectamos sobre los clientes, actuales y posibles. Una constante y fluida comunicación con ellos, sobre todo telefónica, permite ampliar el nivel de confianza en el consumidor y, por tanto, elevar las probabilidades de ventas.

Estamos viendo que la comunicación telefónica es vital en las organizaciones empresariales hoy día, por lo que cualquier empresario o emprendedor deberá tener un control de la telefonía empresarial lo más intenso y directo posible. Para muchos la solución TEM, Telecom Expense Management, es la más eficaz y la que permite un mayor ahorro en costes.

Y es que con este tipo de servicios telefónicos cualquier empresa, negocio, organización e incluso trabajador autónomo podrá tener acceso a una visión totalmente clara y transparente en el conjunto del gasto referido a la telefonía, con la posibilidad de realizar auditorías periódicas de las líneas que hayan sido contratadas de forma tal que faciliten la adaptación de un presupuesto real a un consumo determinado.

Por otra parte, también existe un importante ahorro en el tiempo que nos lleva contactar con el operador para tratar cualquier incidencia, problema o reclamación efectuada por los clientes. Del mismo modo, se optimizará el trato y negociación con lo proveedores de telefonía para conseguir los mejores precios posibles, sin olvidar el constante acceso a la información referida a las ofertas que lanzan habitualmente las diferentes proveedoras de servicios telefónicos, con lo que siempre tendremos la puerta del ahorro con estas compañías abiertas. Por último, pero no menos interesante, se consigue que mantengamos un mejor acceso a los registros de inventarios y al control de los activos.

Los nuevos sistemas de comunicación telefónica para empresas

Existe todo un mundo en expansión cuando tratamos los servicios de telefonía para empresas. Elegir el más acertado dependerá, como en la mayoría de los casos, del uso que le estamos dando o tengamos proyectado dar y para ello el análisis para elegir el mejor deberá depender de una serie de factores.

La decisión final dependerá finalmente del número de llamadas que se estima va a recibir la empresa, del origen de esas llamadas, si serán de ámbito nacional o internacional, y de los extras que vamos a necesitar, como por ejemplo buzones de voz, distribución de llamadas entre agentes, grabaciones, buena calidad de sonido, voz virtual…

Otro de los elementos que deberíamos tener en cuenta es el número que debemos contratar. Las líneas telefónicas disponibles para empresas son cuatro, entre las que podemos elegir los números 900, que no tienen coste para el usuario, especialmente indicadas para aquellas empresas u organizaciones con un elevado número de llamadas, los 901 que es cuando el coste es compartido entre la empresa y el usuario, los 902 cuando el cliente es el que paga el coste total de la llamada y las líneas fijas cada vez más virtuales.

Estas últimas tienen la facultad de poder elegir una numeración válida de cualquier región de nuestro país o de ámbito internacional, no es necesaria la instalación de una línea física, las llamadas se realizan desde servicios de VOIP, que es cuando se transforma la señal analógica en datos digitales para que pueda moverse por internet, o pueden desviarse a otros números. En este caso, con las líneas digitales, se produce una reducción considerable en los costes, tanto por uso como por mantenimiento.

Como ya sabemos, existen tres tipos de tecnologías para la comunicación telefónica para las empresas; la analógica, la digital y la IP. La primera solo permite la transmisión de voz, aunque en algunos casos pueden transportar datos usando el Faz o el ADSL. La telefonía digital aumenta la cantidad y capacidad de transmisión, la voz y los datos pueden realizar los trayectos al mismo tiempo, forman parte del a Red Digital de Servicios Integrados, RDSI (ISDN en inglés).

Por último, y más interesante para las empresas, nos encontramos con los sistemas que utilizan el IP para la transmisión telefónica, no en vano es el más utilizado tanto por Pymes como por empresas de gran tamaño. Es cuando el canal de voz se transmite por internet conectando la centralita con un proveedor VOIP. Con este sistema podremos tener tantos canales como nos permita su ancho de banda, aquí no existen líneas físicas, sino series de conexiones de datos que son las que permiten las llamadas.

Este último sistema es el más recomendado para las empresas indiferentemente a su tamaño, ya que garantiza las comunicaciones externas e internas, los números están alojados en la nube y pueden ser utilizados desde diferentes dispositivos en cualquier parte del mundo.