Cómo interactuar o gestionar trámites ‘online’, dudas más habituales de las entidades de Reus

La puesta en funcionamiento del Servei d’Acompanyament a Entitats del ayuntamiento (a través de la concejalía de Relacions Cíviques) y en su modalidad de atención en línea, ha sido de gran ayuda para las entidades de la ciudad. Desde su activación en junio (y hasta el 11 de noviembre de 2020), se han hecho 30 consultas venidas de 10 entidades de la ciudad. Cabe decir, que la modalidad presencial del servicio ya existía hace seis años.

«Con la llegada de la pandemia, comenzamos una serie de actividades que comunicábamos a las integrantes a través de un grupo de WhatsApp; o, en su defecto, hacíamos llamadas a las que no tuvieran nada de eso. Con el tiempo y para saber más, utilizamos el servicio que ofrece la concejalía de Relacions Cíviques del ayuntamiento a las entidades, que nos vino muy bien, especialmente cuándo quisimos saber qué herramientas eran las mejores para interactuar entre nosotras de forma telemática», expresa la presidenta de la asociación de Dones Ganxetes, Glòria M. Arnavat. No sabían si escoger Meet o Zoom y vieron que el primero era «más sencillo». «Así que hemos podido seguir con nuestro programa de actividades, aunque no es lo mismo que hacerlas de forma presencial, que es más gratificante. Lo echamos de menos», continua.

La posibilidad de continuar con la actividad de la entidad, aunque fuera de forma virtual, les ha permitido mantenerse ocupadas, incluso han superado expectativas en cuanto a la participación. «Hay mujeres mayores que pensábamos que no iban a animarse con las tecnologías y lo han hecho», se alegra Arnavat. Aunque no la mayoría, dice, al menos «unas cuantas vamos haciendo tareas cuando llegan los ‘Dimecres Culturals’ (el día elegido para reunirse y poner en marcha las iniciativas programadas)», añade.

Tienen agendadas charlas virtuales con la colaboración de profesionales que hablan de diferentes temas como salud, feminismo, música, etc. Uno de los objetivos principales de la asociación es apoyar a todas y cada una de las mujeres de la entidad. Por ello, Arnavat y muchas de las compañeras de Dones Ganxetes están en contacto contínuo unas con otras. «Nos enteramos de la existencia de este servicio a través de las redes sociales, donde intentamos estar lo más atentas posible; y por correos electrónicos informativos enviados desde el ayuntamiento», expresa. Para estar informadas, algunas de ellas también se han ido apuntando a las sesiones formativas que se organizan desde dicho servicio. «Entre otros temas, he visto alguno sobre la recaudación de fondos, que siempre va bien estar informada sobre el tema», señala Arnavat.

La omnicanalidad

La concejala de Promoció de Ciutat y Relacions Cíviques en el Ayuntamiento de Reus, Montserrat Caelles, considera que, «a pesar de que el servicio online está funcionando muy bien, a raíz de la pandemia también se ha incrementado la atención telefónica, vía WhatsApp (545 consultas) y por correo electrónico (125)», dice. «En el caso de las consultas vía WhatsApp, servicio que se puso en marcha en marzo durante el confinamiento, está funcionando con mucha fluidez. Además, se continúa haciendo la atención presencial con un horario ampliado», acota.

Las consultas más recurrentes en los últimos meses están relacionadas con la pandemia. A raíz de la implantación de medidas Covid, las entidades consultan cuestiones como por ejemplo si pueden organizar actos, abrir los locales, herramientas para hacer reuniones online, etc. Otro tema muy consultado es cómo pueden hacer trámites administrativos telemáticos con las diversas administraciones (no sólo el ayuntamiento, también con Generalitat de Catalunya y otras).

Por este motivo, se explica desde la concejalía, también «se está haciendo formación en estos ámbitos, con pequeñas píldoras en formato vídeo para resolver las preguntas frecuentes». La concejalía ha definido un plan formativo, en este caso, con la finalidad de mejorar y dotar de herramientas a todas las personas que forman parte del tejido asociativo, con temas como certificados digitales y cómo aumentar el número de socios, entre muchos otros.

Por otro lado, se potencia la web entitatsreus.cat y se le da mayor presencia en las redes sociales. Ha aumentado también el volumen de comunicaciones que la concejalía emite gracias a la incorporación de nuevos canales de comunicación y participación con las entidades, que constan en el Registre Municipal d’Entitats de Reus. Se han hecho hasta 1.600 comunicaciones a través del grupo de difusión de WhatsApp, 83 correos electrónicos y 150 llamadas telefónicas informativas.

Ayuda con las tecnologías

Desde la asociación ‘25 de setembre’ del barrio Niloga, además de hacer uso del servicio, han trasladado su existencia a sus asociados. «Pensamos, sobre todo, en las personas más mayores que desconocen cómo hacer uso de determinadas tecnologías. De momento, la respuesta es baja, pero contamos que con el boca a boca se incremente la demanda del servicio», explica desde la entidad vecinal su presidente, Josep Ramon Ferré.

De hecho, expresa que desde la asociación también realizan un servicio parecido. Los vecinos que han acudido a la sede vecinal, detalla, han sido ayudados con cuestiones relacionadas con los Bons Reus, sobre las medidas a seguir para prevenirse del Covid-19 o para pedir hora para varias acciones presenciales.

La asociación ha participado en «todas las iniciativas de las que nos han ido avisando desde el ayuntamiento» y, actualmente, siguen el curso telemático que se realiza desde la concejalía de Relacions Cíviques, según expresan. Las gestiones, continua, «siempre y cuando nos sea posible, las hacemos vía telemática», sobre todo «las que hacen referencia con la creación de las nuevas asociaciones de vecinos, de comerciantes y profesionales», concluye.