Unos de los aspectos más importantes en una empresa es la gestión de los documentos, siendo prioritarios aquellos que estén relacionados con gastos, ingresos y movimientos bancarios. Llevar al día toda esta gestión de forma correcta y sencilla y poder acceder a toda la información cuando se desee, es posible hoy en día gracias al uso de plataformas digitales que permiten simplificar la gestión de un negocio de forma online. Esta digitalización del área contable y fiscal es sólo parte del proceso de transformación digital de una empresa.
Hay un pensamiento erróneo que liga la transformación digital de la empresa con su presencia en internet a través del marketing digital, pero estamos ante algo mucho más profundo y que afecta a los distintos departamentos que componen una empresa. La digitalización de una empresa es un proceso que permite renovar la misma a través de la tecnología, reajustando los procesos internos y externos, adaptando la cultura corporativa a un contexto actual de negocio y ayudando a mejorar la calidad de los productos y servicios, así como la comunicación y relación con clientes y proveedores. Para llevarla a cabo, lo mejor es recurrir a softwares especializados, como por ejemplo el que nos ofrece Quipu, que permite digitalizar y gestionar de forma sencilla todas las tareas administrativas de cualquier negocio.
Ventajas de la transformación digital de documentos
Debido a lo tedioso del proceso de digitalización de documentos, muchas empresas retrasan dar este paso, pero hoy en día hay servicios especializados que pueden ayudar a cualquier negocio en esta complicada tarea. El resultado tiene tantas ventajas que merece la pena pedir ayuda para convertirse, de una vez por todas, en una empresa moderna y actualizada.
Acceso y custodia a la información
La posibilidad de acceder a los distintos documentos de una empresa de forma online desde distintos dispositivos es una mejora importante para las empresas que han realizado el proceso de digitalización. Sin importar el lugar ni la hora, es posible acceder a la información que se necesite y en el momento que se considere oportuno.
Al estar en formato digital y con procesos de copia de seguridad, nos olvidamos del posible deterioro que puede producirse en el formato impreso, bien por el paso del tiempo, extravíos o por accidentes.
Ahorro de costos y reducción de espacios
Al tener los documentos digitalizados ya no será necesaria una gran inversión en artículos de almacenaje de documentos (carpetas, archivadores, etc). Por consiguiente, las empresas obtienen una reducción de costes y no necesitarán de grandes espacios de almacenamiento de documentos.
En el área fiscal y contable, una correcta digitalización de los datos realizada de forma continuada, reduce los costos de la empresa, ya que evita la posibilidad de sanciones a la hora de presentar impuestos, por errores de forma o plazo.
Compartir información
Hoy en día el intercambio de documentos o datos se realiza de forma principal por correo electrónico o a través de la nube. La digitalización de los documentos se vuelve fundamental para poder compartirlos a través de internet. Además, este intercambio de documentos, bien sea interno (dentro de la propia empresa) o externos (con agentes externos a la empresa), se realiza de una forma fluida y rápida.
Análisis de datos
La digitalización de datos nos permite obtener una análisis de los mismos que nos muestra mucha información sobre la empresa, permitiendo tomar decisiones sobre datos reales y actualizados al día.
Los beneficios de la digitalización de las empresas son diversos y afectan a todos los departamentos de la empresa. En el apartado de datos es evidente los beneficios económicos, estratégicos y de comunicación que existen y que hacen de la digitalización un aspecto necesario hoy en día para cualquier tipo de empresa.
Para muchos empresarios, dar el paso hacia el mundo digital en la gestión de sus tareas administrativas supone un salto hacia lo desconocido. No saben por dónde empezar y perciben el proceso como algo tan complicado que prefieren quedarse como están. Por eso, se recomienda recurrir al uso de un software especializado que facilite esta tarea. De esta forma, cualquiera puede acceder, manipular y analizar toda la documentación relacionada con su negocio teniendo un control total sobre el estado de mismo.
