Trabajo a distancia e IRPF

En los últimos meses, como consecuencia de la Covid-19, se han aprobado multitud de normas en diversos ámbitos. Dentro de las esperadas novedades laborales, recientemente se ha publicado el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia.
Esta norma, que aborda distintas cuestiones laborales del teletrabajo, deja en el aire las implicaciones fiscales que se pueden producir en relación con el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (“IRPF”) como consecuencia de la dotación por parte de las empresas de medios, equipos y herramientas a los trabajadores que se acojan de forma voluntaria al régimen de teletrabajo.

La reciente norma parece incidir en el carácter “profesional” en lugar de “particular” de la dotación de medios a los empleados para desarrollar el teletrabajo, cuando indica que el acuerdo de trabajo a distancia debe incluir, entre otros aspectos (i) un inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los elementos muebles, así como su vida útil o periodo máximo para la renovación de estos; (ii) los medios de control empresarial de la actividad; (iii) el procedimiento en caso de dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo y (iv) las instrucciones de la empresa en materia de protección de datos y sobre seguridad de la información.

Además, la norma se refiere específicamente a la dotación y mantenimiento de medios, equipos y herramientas para el desarrollo de la actividad como un derecho de los empleados, e incluso establece que los gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de la actividad laboral deberán ser sufragados o compensados por la empresa, no pudiendo suponer la asunción de gastos por parte del trabajador.

Si bien en otro tipo de cesiones de bienes a empleados, como sucede con los vehículos de empresa, la Administración y los tribunales se han manifestado en relación con la imputación como renta en especie, hasta el momento no tenemos ningún pronunciamiento que aclare el tratamiento fiscal en el IRPF en relación con la dotación de medios, equipos y herramientas a los trabajadores que desarrollen su trabajo desde sus domicilios.

La dificultad se encuentra en dónde y cómo establecer el límite entre la esfera profesional y personal

Considerando la regulación del Real Decreto-ley 28/2020, no obstante, se debería poder concluir que la cesión por parte de las empresas a sus empleados de medios y herramientas para el trabajo a distancia (sillas, mesas, lámparas, ordenadores, etc.), no debería ser calificada como rendimiento del trabajo en especie, en la medida en que (i) la entrega de estos medios por el empresario al trabajador que se acoja al trabajo a distancia es necesaria para el correcto desarrollo de la actividad y (ii) en tanto se trata de una obligación legal de la compañía sufragar o compensar los gastos necesarios para que el trabajo a distancia, sin que ello suponga para el empleado la asunción de gastos.

La dificultad se encuentra en dónde y cómo establecer el límite entre la esfera profesional y personal. No obstante, esta dificultad se podría intentar superar por las empresas, si aprovechan (de conformidad con la norma) para regular detalladamente por escrito en sus políticas internas y en el correspondiente contrato el uso que los empleados deben hacer de dichos medios y herramientas, incluyendo los dispositivos informáticos, estableciendo las prohibiciones de uso privado oportunas.

Es decir, es recomendable que en el acuerdo de trabajo a distancia se detalle, además del inventario de bienes, el uso que los empleados deben hacer de estos, de tal forma que quede claro que los empleados solo pueden utilizar estos medios para la realización del trabajo, informando al trabajador de las medidas establecidas por la empresa para determinar la vida útil del mobiliario y, en su caso, las condiciones de reemplazo.