La nómina es el documento que todo empleado espera con ansias al finalizar cada mes de trabajo. Refleja una serie de datos de vital importancia que conviene conocer y, no solo eso, pues también es crucial entender cada uno de los campos que contiene.
La estructura que tiene una nómina se compone de datos identificativos de la compañía y del trabajador, período de liquidación, percepciones, deducciones, bases de cotización, líquido a percibir, lugar de emisión, así como firma y sello de la empresa y del empleado.
La nómina, un documento imprescindible para cada trabajador
Cuando se habla de nómina, muchos trabajadores por cuenta ajena piensan que únicamente sirve porque contiene el salario a recibir cada mes, pero no es así. La necesidad de saber qué significa cada uno de los elementos de los que consta es de gran utilidad para evitar errores.
Si bien es cierto que se refleja qué salario se percibe, existen deducciones y retenciones de índole obligatoria marcadas por la legislación vigente. Las compañías disponen generalmente de un departamento de recursos humanos que se enfoca en el ámbito laboral y de programas de nóminas para apoyarse en la gestión diaria de estos documentos.
Así es la estructura de una nómina
Cuando observamos una nómina, en primer lugar, aparecen los datos identificativos de la empresa, como es la dirección del centro de trabajo y también el código de cuenta de cotización. A continuación, encontramos los datos básicos de los empleados (DNI o NIE, número de Seguridad Social), antigüedad en la empresa, grupo profesional, así como de cotización al que pertenece. También hallaremos el período de liquidación al que corresponde la nómina.
En el siguiente bloque se refleja el detalle de las percepciones tanto salariales como extrasalariales que forman parte de la retribución bruta que tenga el empleado. Justo al lado, encontramos el detalle de las deducciones practicadas en el salario bruto, marcadas por la legislación vigente (retención IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social) u otro tipo de deducciones que se deban aplicar en nómina como anticipos o embargos por orden judicial.
Los devengos salariales son los que hacen referencia a los ingresos que recibe cada empleado. El salario base refleja el total de las remuneraciones o devengos que se han recibido por el desempeño laboral, que no podrá ser inferior al pago mínimo que se haya fijado en el convenio.
Respecto a los complementos salariales, encontramos las cantidades extraordinarias que percibe el trabajador. También se reflejarán las horas extraordinarias, siempre que el empleado las haya realizado fuera de su horario y sean voluntarias o forzosas. También hay que abordar las pagas extras obligatorias. En este sentido, pueden obtenerse en Navidad y la otra la que dicte el convenio. En caso de que sean prorrateadas, aparecerán en el sueldo mensual.
Los devengos no salariales son los bienes que los empleados recibe y no tributan como salario: indemnizaciones o suplidos y prestaciones e indemnizaciones a la Seguridad Social. En el primer caso, se halla cualquier gasto que el trabajador haya adelantado por haber realizado su trabajo, transporte, dietas, etc. En cuando a las prestaciones e indemnizaciones a la Seguridad Social, son las que provienen del despido, suspensión o traslado o gastos pagados por la compañía por desempleo o bien, por incapacidad.
Si seguimos analizando la nómina, casi al final hallaremos los últimos campos. Corresponden al detalle de las bases de cotización a la Seguridad Social y de retención de IRPF, líquido a percibir y lugar de emisión, firma y sello por la empresa y el trabajador. En este punto, hay que resaltar que la firma de los empleados no será necesaria siempre que el pago de la nómina se haya realizado mediante medios bancarios que demuestren la percepción salarial del empleado.
¿Cuál es el formato de una nómina?
Una vez conocemos qué es una nómina y los elementos a tener en cuenta, es el momento de enfocarse en el formato de la misma. Lo primero a destacar es que el estándar es el que está regulado por la legislación vigente y debe tener una estructura y contenido mínimo respetado. Si abordamos dicho contenido mínimo deberá contener diferentes aspectos, citados inmediatamente antes.
Sofware de nóminas: la mejor forma de gestionarlas
Dependiendo de cuál sea el tamaño de la empresa, enviarlas a todos los empleados puede llegar a ser un proceso tedioso. Por ello, los softwares de nóminas son la mejor solución para llevar a cabo esta labor de manera fácil, rápida y sin errores. Una forma idónea de ahorrar tiempo en las nóminas de los empleados de forma digital.
